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A importância dos relatórios na gestão de viagens corporativas

Sabemos que ter acesso a informações consistentes pode ser uma base fundamental para a tomada de decisão na rotina de uma empresa. Sem dados, em quantidade e qualidade, podemos ficar à deriva, perder oportunidades de crescimento, de fazer ajustes e de cortar custos.

Na área de viagens corporativas, esta regra traz resultados realmente positivos para as empresas. Consultar, sempre que possível, relatórios construídos com dados qualificados e em quantidade, pode ajudar na adequação da Política de Viagens, na identificação e incentivo de boas práticas, ou mesmo no corte direto de gastos desnecessários.

A partir da nossa experiência no mercado, discutiremos nos próximos parágrafos quatro pontos de atenção muito úteis no seu dia a dia.




O incentivo

De nada adiante ter o melhor sistema de gestão se a equipe não contribui de forma ativa com informações completas e relevantes. É muito comum, por exemplo, o viajante indicar que fez uma reunião na semana passada em tal lugar. Por pressa, dificuldade, falta de treinamento ou de incentivo, este funcionário, então, deixa de oferecer elementos para uma fotografia exata das necessidades da empresa.

Imagine que este mesmo profissional coloque os motivos da reunião, com quem se encontrou, para qual projeto, a duração, os custos, enfim, tudo o que for relevante e que possa impactar nos resultados da empresa? Agora multiplique essa ação pelo número de colaboradores existentes. Este grande mapa, certamente, será muito útil em qualquer tomada de decisão.

Dica: o gestor pode definir quais campos são obrigatórios. Assim, os viajantes precisarão completar as informações para finalizar, por exemplo, a solicitação de viagens.

Personalização

O sistema de gestão com o qual trabalhamos tem em sua base diversos modelos prontos de relatórios que cruzam os mais diferentes tipos de dados. Podemos, por exemplo, relacionar os custos de um projeto com os profissionais envolvidos para saber o que pode ser melhorado.

No entanto, sabemos que cada empresa atua em um cenário distinto. Por isso, incentivamos nossos parceiros a criar relatórios personalizados que respondam diretamente a perguntas específicas. Se a sua empresa utiliza algum outro tipo de sistema, peça aos consultores que indiquem como e qual a melhor forma de transformar dados em tempo e recursos.

Tempo

Pode parecer trivial para quem não é da área, mas geramos e consumimos muitos relatórios na gestão de viagens corporativas. Na maioria das vezes, inclusive, os resultados são provenientes do cruzamento de muitos tipos diferentes de dados.

É importante, portanto, que o seu sistema de gestão possibilite salvar aquelas combinações mais usadas para serem, quando necessário, rapidamente acessadas.

Dica: se você faz conferência de faturas de cartão de credito ou de sua agencia de viagens, construa um relatório com as informações necessárias para essa checagem e o salve como um modelo. Isso vai ajudar a poupar tempo nos momentos em que as faturas chegarem.

Praticidade

Muitas vezes, precisamos apenas olhar a big picture de algum aspecto de nossa empresa. O sistema de gestão utilizado pela Flytour tem uma ferramenta valiosa para construir gráficos personalizáveis, rápidos e precisos aproveitando as dezenas de tipos de dados e centenas de opções de cruzamento disponíveis.

Este painel é ideal para, de uma forma visual e fácil, se preparar para reuniões de última hora, sessões de brainstorming ou, principalmente, para saber como estão andando os negócios da sua empresa.

Dica: utilize esses gráficos para análises semestrais ou anuais do volume e das características das viagens corporativas de sua empresa. É sempre mais fácil analisar grandes volume de informações quando consolidados em gráficos.

Se você pratica as ações acima, tenho certeza que tomar decisões ficou, ao menos, mais seguro. Em caso negativo, procure o seu consultor e pergunte como fazer para alcançar o máximo na gestão de viagens corporativas.

No próximo texto vamos explorar três tipos de relatórios muito utilizados no mercado. Até lá!

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