6 dicas para fazer o orçamento de viagem da sua empresa

1. Orçamento de viagens: organize os números passados

O valor gasto com viagens no ano anterior ficou dentro do orçamento?
Se sim, já começamos com uma ótima notícia. Ainda assim, é importante entender as boas práticas utilizadas no cumprimento do orçamento de viagem para que sejam replicadas. Em suma, se o budget foi ultrapassado, recomendamos investigar mais detalhadamente os números. É importante verificar se houve um aumento na quantidade de viagens, se o aumento nos preços justifica o estouro da verba ou se houve mudanças nas características das viagens.

Como é construído o budget de viagens da sua empresa?
Primeiramente, se o budget de viagens da sua empresa é separado por centro de custos, sugerimos uma conversa com os gestores das áreas para entender como foi o controle orçamentário de viagens e quais são os planos para o próximo ano. Senão, vale a pena conversar com os principais viajantes ou gestores das áreas que mais viajam para construir em conjunto o orçamento.

Quais são os principais destinos e fornecedores utilizados?
Importante entender para onde seus viajantes mais voaram e as principais companhias aéreas e hotéis utilizados. Nesse sentido, sugerimos avaliar internamente se esse perfil se manterá para o próximo ano, ao lado da sua agência de viagens, rever os acordos corporativos de sua empresa.

2. Orçamento de viagem em previsões de novos projetos

Converse com as áreas que mais viajam para entender os projetos de 2024. Lembre-se: quanto mais precisas as informações, melhor. De acordo com os projetos previstos, já é possível começar a entender se haverá necessidade de adequação do orçamento. Caso tenha previsão de projeto em novos destinos, indicamos conversar com sua agência de viagens para que, em conjunto, possam estudar a oferta hoteleira e a malha aérea.

3. Previsões do RH em relação a colaboradores

O número de colaboradores de sua empresa pode impactar diretamente no número de viagens e no budget. Ou seja, é fundamental compreender as previsões de RH para adequar o orçamento ao novo cenário.

4. Reajustes pela inflação e pelo câmbio, além de novas tarifas

Aplique um percentual de reajuste de acordo com a inflação e leve em consideração previsões de variação cambial. Normalmente, o mercado de hotelaria e locadoras de veículos começa a sinalizar em outubro a sua previsão de tarifas para o ano seguinte. Nesse ínterim, é muito importante já ter mapeado os principais fornecedores para entender o quanto o reajuste de tarifas vai impactar no seu orçamento de viagens.

5. Revisão da política de viagens

Aproveite esse momento para rever sua política de viagens. Pois, em um cenário tão dinâmico como o atual, não vale a pena correr o risco de ter sua política defasada.

6. Cenário de mercado

Analise se o cenário do setor de viagens no Brasil e no Exterior. Lembre-se que grande parte do mercado de viagens trabalha com tarifa flutuante (quanto maior a demanda, maior a tarifa). Portanto, antecedência segue sendo a chave para economizar. E, com o planejamento do orçamento também adiantado, fica mais fácil fazer essa programação.

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