Adiantamento ou reembolso?

Você sabia que em uma plataforma de controle de custos, pode-se definir uma política e escolher a melhor opção de prestação de contas do viajante?

Sim, vamos esquecer planilhas e conhecer um pouco dessa tecnologia que temos à nosso favor.

Atualmente, no mercado existem sistemas que são exclusivos para controle e prestação de contas e também temos sistemas de viagens (self-booking) que já possuem esse módulo como um serviço opcional.

Em ambos podemos optar para prestação de contas, com dois tipos de modalidades: reembolso ou adiantamento.

Qual a diferença?

Reembolso

Na realização de reembolso, o colaborador necessita arcar com todas as despesas do seu deslocamento e depois, no prazo estipulado pela sua empresa, fazer a prestação de contas comprovando seus gastos.

Os gastos, por exemplo, podem ser: combustível, restaurantes, pedágios, km rodado, estacionamentos, etc.

Lembrando que todas as notas que servem como comprovantes podem ser digitalizadas/fotografadas e importadas para a plataforma para facilitar o processo e também evitar aquela papelada de notinhas que muitas vezes se apagam com o tempo ou até mesmo pode ser perdida no dia a dia do viajante.

Adiantamento

É outro método, mas também pode se complementar ao reembolso. Nesse caso, a empresa faz uma estimativa do gasto da viagem ou deslocamento e faz um adiantamento do valor ao colaborador.

Assim como no reembolso, na data estipulada, o colaborador faz sua prestação de contas, comprovando suas despesas e então ele pode solicitar reembolso, caso tenha gastado mais. Ou poderá devolver o valor que não foi utilizado ou, ainda, a empresa pode permitir que o colaborador guarde o valor restante como saldo, para uma próxima viagem.

Então, o que você achou?

Qual metodologia a sua empresa adota?

Crie uma política clara e acompanhe, veja se está sendo cumprida, tenha uma visão detalhada dos gastos e gere economia.

Quer ajuda?
Estamos aqui para isso.