Despesas de viagens corporativas que podem ser reembolsáveis

Para o bom andamento e o controle da política de viagens, as empresas devem definir os critérios de reembolso de despesas efetuadas nesses deslocamentos.

A vigência de regras de reembolso de despesas de viagens corporativas permite que custos sejam dimensionados e controlados, favorecendo o planejamento. Por outro lado, também evita desgastes com colaboradores em viagem ao esclarecer os tipos de custos que podem ser reembolsados. 

Por isso, a definição das regras é tão importante, pois protege a empresa de problemas futuros com a legislação e garante maior transparência.

Confira a seguir cinco despesas de viagens corporativas que a empresa pode reembolsar e alguns detalhes envolvidos:

Despesas de viagens com deslocamento 

Uma dica é prever na política de viagens não só as regras, como também os fornecedores permitidos. Isso inclui a lista de empresas ou tipos de transporte permitidos, como qual aplicativo ou se táxi comum, se transporte executivo ou carro próprio com reembolso de quilometragem, por exemplo.

Despesas de viagens com alimentação 

É preciso prever na política de viagens o que é passível de reembolso. O critério pode ser mais geral, como o valor da diária. Mas ela pode variar de cidade para cidade ou é sempre o mesmo valor? Além disso, pode ser definido o que é permitido consumir para obter reembolso: qualquer tipo de comida? Inclui bebidas alcoólicas? E o consumo de frigobar?

Almoço ou jantar com cliente 

Quando um representante da empresa leva um cliente para almoçar ou jantar durante uma viagem de negócios, é importante levar em conta algumas questões importantes. O gestor deve aprovar previamente o custo desse tipo de encontro? Outro detalhe é se a empresa define um valor mensal para esse tipo de iniciativa. Também pode haver um limite para gastos por refeição com cliente.

Despacho de bagagem 

Há empresas que reembolsam o despacho de bagagem somente quando a viagem dura mais de quatro ou cinco dias e em viagens internacionais. No entanto, outras empresas permitem em todas as viagens. Normalmente, é permitido despachar apenas uma bagagem. A exceção é quando o viajante tem de levar junto material da própria empresa.

Antecipação de voo no aeroporto

Caso a empresa reembolse esse custo, deve definir quem pode antecipar e qual o orçamento para isso. Nesse sentido, existem empresas que aceitam antecipar somente nos casos em que o viajante vai esperar muitas horas no aeroporto. Outras companhias restringem esse reembolso aos cargos de diretoria e gerência.

Gostaria de saber como implementar essas regras em uma política de viagens que faça sentido para a sua empresa? A A1 pode te ajudar nessa missão.