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Como fazer o orçamento de viagens da sua empresa

O ano se encaminha para seu último mês e as empresas estão confeccionando – ou deveriam estar – o orçamento de viagem de negócios de 2024. Mas por onde começar? Com a experiência de quem trabalha com viagens corporativas há quase 30 anos, a A1 Inteligência em Viagens preparou seis dicas:

1- Orçamento de viagens: organize os números de 2023

O valor gasto em 2023 com viagens ficou dentro do orçamento?
Se sim, já começamos com uma ótima notícia. Ainda assim, é importante entender as boas práticas utilizadas no cumprimento do orçamento de viagem para que sejam replicadas. Em suma, se o budget foi ultrapassado, recomendamos investigar mais detalhadamente os números. É importante verificar se houve um aumento na quantidade de viagens, se o aumento nos preços justifica o estouro da verba ou se houve mudanças nas características das viagens.

Como é construído o budget de viagens da sua empresa?
Primeiramente, se o budget de viagens da sua empresa é separado por centro de custos, sugerimos uma conversa com os gestores das áreas para entender como foi o controle orçamentário de viagens e quais são os planos para o próximo ano. Senão, vale a pena conversar com os principais viajantes ou gestores das áreas que mais viajam para construir em conjunto o orçamento.

Quais são os principais destinos e fornecedores utilizados?
Importante entender para onde seus viajantes mais voaram e as principais companhias aéreas e hotéis utilizados. Nesse sentido, sugerimos avaliar internamente se esse perfil se manterá em 2024 para, ao lado da sua agência de viagens, rever os acordos corporativos de sua empresa.

2 – Orçamento de viagem em previsões de novos projetos

Converse com as áreas que mais viajam para entender os projetos de 2024. Lembre-se: quanto mais precisas as informações, melhor. De acordo com os projetos previstos, já é possível começar a entender se haverá necessidade de adequação do orçamento. Caso tenha previsão de projeto em novos destinos, indicamos conversar com sua agência de viagens para que, em conjunto, possam estudar a oferta hoteleira e a malha aérea.

3 – Previsões do RH em relação a colaboradores

O número de colaboradores de sua empresa pode impactar diretamente no número de viagens e no budget. Ou seja, é fundamental compreender as previsões de RH para adequar o orçamento ao novo cenário.

4 – Reajustes pela inflação e pelo câmbio, além de novas tarifas

Aplique um percentual de reajuste de acordo com a inflação e leve em consideração previsões de variação cambial. Normalmente, o mercado de hotelaria e locadoras de veículos começa a sinalizar em outubro a sua previsão de tarifas para 2024. Nesse ínterim, é muito importante já ter mapeado os principais fornecedores para entender o quanto o reajuste de tarifas vai impactar no seu orçamento de viagens.

5 – Revisão da política de viagens

Aproveite esse momento para rever sua política de viagens. Pois, em um cenário tão dinâmico como o atual, não vale a pena correr o risco de ter sua política defasada.

6 – Cenário de mercado

Tenha em vista o cenário do setor de viagens no Brasil e no Exterior, que deverá ser similar ao deste ano. Isso significa tarifas altas e grande demanda por passagens aéreas, hotéis e aluguel de veículos. Lembre-se que grande parte do mercado de viagens trabalha com tarifa flutuante (quanto maior a demanda, maior a tarifa). Portanto, antecedência segue sendo a chave para economizar. E, com o planejamento do orçamento também adiantado, fica mais fácil fazer essa programação.

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