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Fluxos de Aprovação: saiba pra que servem e quais os mais comuns



Definir um fluxo de aprovação para viagens corporativas é o primeiro passo para alcançar bons resultados. Além de distribuir responsabilidades, as normas da Política de Viagens são espalhadas por personagens chave da estrutura corporativa. Em geral, dois modelos são utilizados com mais frequência pelas empresas que utilizam sistemas. Em comum, eles dão aos funcionários acesso direto ao sistema com login e senha. São eles:

Centralizado

Os funcionários que precisam viajar em nome da empresa acessam o sistema e escolhem as melhores condições (a partir do estipulado pela Política de Viagens). Em seguida, o pedido com o status de pendente passa para o gestor que poderá aprovar ou não o pedido. Ele receberá um email de solicitação de aprovação demonstrando o vôo escolhido pelo solicitante e as outras opções disponíveis no momento da busca. Neste caso, perceba que a palavra final é de um único profissional com poder de decisão. Este modelo é mais adequado para pequenas e médias empresas.

Descentralizado

Neste caso, os funcionários que podem acessar o sistema também podem efetuar diretamente as compras. A independência é positiva, pois diminui o número de etapas e torna o processo mais eficiente. Considerando que o sistema foi personalizado a partir das regras da Política de Viagens, sempre que houver um pedido fora das normas pré-estabelecidas, ele será encaminhado para a aprovação de um gestor.

Se a sua empresa não tiver um sistema que facilite o trabalho, é fundamental definir um sólido fluxo de aprovação e divulgá-lo aos colaboradores. Por exemplo: os coordenadores de cada setor recolhem os pedidos de seus funcionários, filtram os que realmente são necessários e passam para alguém do centro de custo, que irá aprovar ou não as solicitações. O respeito ao fluxo pode determinar o aumento ou diminuição do custo com viagens corporativas.

Dentro desses dois fluxos de aprovação, ainda há diversas variações que podem ocorrer. Em geral, os sistemas de reservas de viagens corporativas permitem configurar fluxos que se adaptam à realidade de cada empresa. Com o fluxo configurado em um sistema, e isso vale para empresas de qualquer porte, a gestão de viagens se torna muito simples e automatizada.

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